¿Estás por iniciarte en el mundo de la organización de eventos? Entonces, te será de gran utilidad contar con una guía que te ayude a contemplar todos los puntos necesarios para que tu evento resulte como lo planeaste en tu cabeza. Aun si eres una experta o un experto organizador, sabes que nunca viene mal un refuerzo. Por eso, te acercamos este paso a paso para que nada falte y nada sobre a la hora de planificar un buen evento.
Las 3 etapas en la planificación de un evento
Puede pensarse que organizar y llevar adelante un evento es una tarea relativamente sencilla. Suele relacionarse, también, con algo divertido y emocionante. Y lo es. Pero no por ello permite improvisaciones o descuidos y, mucho menos, relajarse durante el proceso. No seguir una guía y un orden puede dar lugar a grandes problemas y contratiempos indeseados. En líneas generales, la organización debe contemplar las 3 etapas que describimos continuación.
Antes del evento
La previa del evento se inicia desde el momento mismo de su concepción. En esta etapa es muy conveniente, casi imprescindible, desarrollar un brief que contemple los siguientes puntos:
- Cuáles son los objetivos del evento
- Fecha y hora en que se llevará a cabo
- Lugar en donde se realizará
- Cuál será su contenido (aquí es donde entra en juego la Idea creativa)
- Una agenda detallada de lo que ocurrirá durante el evento
- Quiénes serán los Invitados
- Quiénes serán los oradores y/o anfitriones
- Cuál es el presupuesto disponible
- Qué proveedores se contratarán (catering, técnica, logística, show, etc.)
- Definir si se entregarán obsequios y cuáles serán
- Otras cuestiones igualmente relevantes: decoración y armado del lugar, presencia de marca, contratación de edecanes, etc.
Durante el evento
Un tiempo antes de que comiencen a llegar los invitados, debes asegurarte de que todo está en su lugar y de la manera en que lo planificaste en tu brief. Una vez que el evento esté en marcha, siempre existe la posibilidad de que surjan contratiempos, pero es más fácil resolverlos si todo lo demás está en orden. Es una etapa en donde básicamente deberás controlar que todo se esté cumpliendo. Deberás prestar especial atención a:
- El sistema de recepción y acreditación de invitados
- Que el servicio de catering marche sin inconvenientes y según lo acordado
- El correcto funcionamiento del sonido y las imágenes que se proyecten en las pantallas, si las hubiera.
- Que se respete el orden de la agenda y se cumplan sus tiempos
- La dinámica de entrega de los obsequios o material informativo, si existieran.
Después del evento
Una vez que todo pasó, y los invitados se fueron a casa, aún quedan tareas por hacer. Como vimos, uno de los puntos claves en la planificación de tu evento es la definición de objetivos. Esta tercera y última etapa es el momento para verificar si se cumplieron.
¿Cómo puedes medir los resultados? Dependerá del tipo de objetivos que te hayas planteado, ya que esto definirá si utilizarás métodos de medición cuantitativos (por ejemplo, encuestas de opinión) o cualitativos (por ejemplo, cantidad de ventas, nuevos clientes, etc.). Para saber más sobre este tema, te sugerimos leer nuestro artículo sobre Cómo medir la efectividad de tu evento empresarial.
Como vimos, son muchas las tareas que deben realizarse durante la planificación y el desarrollo de un evento empresarial. Recuerda que existen empresas para organización de eventos especializadas en la gestión, a quienes puedes recurrir para que te ayuden durante todo el proceso. Estas agencias cuentan con la experiencia, la estructura y las herramientas necesarias para ayudar a que tu evento salga tal cual lo planeaste.
