A la hora de planificar un evento empresarial, uno de los primeros pasos, y más importantes, consiste en definir sus objetivos. Estos deberían guiarte a lo largo de todo el proceso de planificación y diseño. Pero esto solo no es suficiente. Tendrás que considerar qué métodos y métricas utilizarás para medir si estos objetivos fueron efectivamente alcanzados. En este artículo te contamos sobre algunas de ellos.
Primer paso: definiendo los objetivos de tu evento empresarial
Tú mejor que nadie debes conocer cuáles son los objetivos a los que responde el evento que estás organizando. En el caso de que nos los tuvieras muy en claro, sería conveniente que te asesores para tener la seguridad de que todo garantice al máximo su cumplimiento.
Un evento puede perseguir diferentes objetivos tan diversos como motivar a los empleados, lanzar nuevos productos o servicios, dar a conocer los resultados anuales de la compañía, agasajar a la prensa e informarles novedades, etc.
A la hora de sentarte a definir los objetivos ten en cuenta que estos deben ser:
- Específicos. Por ejemplo, si uno de los objetivos es aumentar las ventas de determinado producto, debes hilar más fino y especificar en qué porcentaje y en qué plazo deseas conseguirlo.
- Realistas. No hay que confundir metas ambiciosas con poco realistas. Plantear un objetivo inalcanzable (o casi) solo te llevará a decepciones y frustraciones.
- Los objetivos pueden ser cualitativos o cuantitativos. De esto dependerá la mayor o menor posibilidad de contar con métricas y mediciones que nos brinden datos y resultados precisos. Sean de un tipo o de otro, plantéate desde el inicio qué métodos o recursos utilizarás para medirlos.
Cuando logres tener esto bien en claro, todo estará listo para definir las estrategias que te llevarán a alcanzarlos. Explicitar los objetivos y establecer las estrategias para alcanzarlos es un paso fundamental para que tu evento sea exitoso.
¿Cómo saber si tu evento alcanzó los objetivos?
Una vez que el evento ya tuvo lugar y todo el estrés y el aceleramiento de los preparativos dejan tiempo para una pausa, es hora de evaluar cuáles han sido sus resultados.
Para ello, puedes valerte de diferentes recursos que dependerán, en gran parte, del tipo de evento que hayas ofrecido y lo que buscabas obtener con él. Algunas de las herramientas más populares entre las que puedes elegir (puedes combinar más de una) son las siguientes:
- Realizar encuestas entre los asistentes para evaluar su experiencia y entender qué estuvo bien y qué podría mejorarse. Incluso puedes intentar ampliar la base de encuestados e incluir a la totalidad de los invitados. Eso te ayudará a entender las inasistencias.
- Monitorear las menciones y comentarios en redes sociales. La red se ha convertido en una gran aliada a la hora de conocer las opiniones y sentimientos de nuestro público objetivo. Lo mismo sucede con los asistentes a nuestros eventos. Puedes investigar para ver si han compartido su experiencia con sus seguidores y cuáles han sido sus comentarios. Puedes incluso impulsar este tema incluyendo en el evento material que invite a ser compartido.
- Medir los ingresos que se generaron. Esto es particularmente aplicable en el caso de eventos con objetivos comerciales. De esta manera, puedes medir el aumento de rentabilidad de un producto, la cantidad de suscripciones a tu servicio, el número de ventas generadas, etc. Son los objetivos cualitativos de los que hablábamos anteriormente, y que facilitan enormemente la medición.
- Mensurar la repercusión en la prensa. Este es un buen recurso ya sea que el evento se haya realizado con el fin de lanzar un nuevo producto o servicio, comunicarle algo a la prensa, o fidelizar a tus clientes más importantes.
¿Cómo realizar un evento empresarial exitoso si no sabes qué buscas conseguir con él? No importa qué tipo de evento estés organizando, una de las primeras cosas que debes definir son sus objetivos y de qué manera los medirás. Si lo tienes bien presente desde el minuto uno, te aseguramos que te será más fácil alcanzar los resultados esperados.
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