Ya sea que lo manejemos internamente o le confiemos la organización de nuestro evento corporativo a una agencia especializada, es importante ser muy claros acerca de lo que esperamos de él. Tanto la agencia como los miembros del equipo encargados de llevar adelante la planificación y organización deben contar con toda la información necesaria para poder realizar correctamente su trabajo.
Para eso se elabora el brief, un documento en el que debemos plasmar en forma resumida los objetivos que persigue el evento y ciertas pautas que este debe respetar. ¿Qué debe contener dicho brief? Te lo contamos a continuación.
¿Qué debe incluir el brief para un evento corporativo?
Antes de comenzar a elaborar el brief, debes tener presente que una de sus características principales es que debe ser conciso. No es esta la instancia en donde nos explayaremos sobre los detalles del evento. Además, es importante que sea realista, es decir, que no estipule pautas que estén fuera de nuestro alcance, por ejemplo, a nivel presupuestario. Además, debes presentar tu brief por escrito, ya que esto te permitirá compartirlo más rápidamente con todas las personas involucradas y no dará lugar a confusiones, olvidos o malos entendidos.
Dicho esto, veamos qué puntos debe contemplar el brief para un evento corporativo:
- Fecha del evento. Este es un dato importante para poder construir un cronograma con las actividades previas al evento. Si no cuentas con la fecha exacta, propón una aproximada a fin de estimar plazos y que todas las personas involucradas presenten a tiempo sus entregables.
- Objetivo. Debes explicitar lo máximo posible este punto. Conocer los objetivos que persigue un evento condiciona todas las actividades que se incluirán en él. Procura que los objetivos sean realistas, medibles y alcanzables.
- Público. ¿A qué audiencias estará dirigido el evento? ¿Quiénes serán tus invitados?
No es lo mismo planificar un evento corporativo si está dirigido a accionistas, a proveedores, a clientes, a la prensa, o a los colaboradores, por ejemplo. Esto repercute no solo en las actividades que se diagramen sino en el tono del evento y en la manera de plantear su comunicación en general.
- ¿Habrá discursos, ponencias o presentaciones? ¿Se espera que sea sólo un cocktail o que haya, además, actividades especiales? ¿Está pensado que se incluya un show o entretenimiento específico?
- Como siempre, este es un dato central a la hora de planificar esta o cualquier otra actividad para tu marca. No te preocupes, ya que pueden hacerse muy buenos eventos con bajo presupuesto. Pero es necesario saber con qué recursos se cuenta desde el momento mismo del brief para que la creatividad y el diseño se ajusten a las posibilidades.
- Datos de la marca. Esta información es especialmente importante de cara a los proveedores. Incluye aquí un breve resumen de tu empresa, a qué se decida, su trayectoria, su personalidad y sus principales valores.
A partir del brief, se comienza a trabajar en el diseño y la planificación del evento corporativo. De ahí la importancia de que la información que allí se vierta sea clara y completa. Claro que se puede ir haciendo ajustes sobre la marcha, pero cuanto más específico sea el brief de un evento corporativo, más seguro podrá trabajar el equipo que se aboque a él y mejores serán sus resultados.
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