Una agencia encargada de la producción de eventos es aquella que supervisa y coordina todos los aspectos de tu proyecto. El evento al que se alude puede girar en torno a una graduación, la presentación de un nuevo producto, un concierto o una reunión masiva, todo tipo de eventos profesionales o sociales.
Su misión es elaborar el plan correspondiente, desde su concepción hasta su ejecución o realización, e incluye el desarrollo del concepto y las ideas circundantes, la prevención de las operaciones, la dirección de los recursos humanos y tiene a su cargo la coordinación de todos los aspectos técnicos y de producción.
Su labor garantiza la contratación de los espacios y el equipamiento, además de la administración del presupuesto, tiene las responsabilidades de gestión, con frecuencia supervisa a un gran número de recursos humanos a lo largo de un amplio catálogo de departamentos y se encarga de la vigilancia de todas las operaciones.
Aparte, debe lidiar con la administración de espacios específicos, como estadios, auditorios, centros de convenciones, teatros y escenarios musicales, y del mismo modo trabaja con las compañías encargadas de espacios culturales.
Resumen de responsabilidades
La agencia asume la coordinación de necesidades técnicas, vigila todos los aspectos técnicos, desde la dirección de recursos humanos hasta la prueba del equipo y la gestión del cuarto de control, garantiza la disponibilidad de las instalaciones y el orden del flujo de trabajo, controla todo el equipo audiovisual y se coordina estrechamente con los directores de escena.
Creación conceptual
En la etapa inicial participa en la idea con el director de arte, en la generación del concepto aplica su experiencia y conocimiento para auxiliar en el desarrollo de tu plan ejecutivo, revisa y edita el plan del proyecto y las propuestas del resto del equipo de trabajo.
Inspección de locación
Para asegurarse de que todo marche conforme al plan, realiza todas las inspecciones y pruebas en el lugar y con el equipo asociado, para garantizar que sea adecuado y que funcione conforme a las normas aplicables.
Asimismo, está presente durante el desarrollo del evento, con la finalidad de que se realice sin problemas, así como de resolver cualquier adversidad previa, durante o posterior a la realización.
Gestión de presupuestos
Tiene bajo su control el desarrollo y vigilancia de los gastos programados conforme a los diferentes presupuestos: desde la fase de concepción, revisa las cotizaciones y autoriza los gastos y las utilidades, para asegurar que se cumpla el plan presupuestado y de elección de proveedores. También es responsable del aseguramiento y procura los fondos.
Habilidades deseables
La agencia debe tener un nivel alto de creatividad, una capacidad comprobada para asumir la responsabilidad económica y técnica, visión artística para ofrecer un buen diseño de producción y realizar los aspectos visuales y sonoros.
Excelencia en el manejo de equipos de trabajo y tareas múltiples simultáneas, exactitud y precisión en la organización, la cual debe ser ordenada y oportuna. Debe contar con un buen equipo de comunicación, que sea capaz de asignar prioridades y aplicar una vigilancia inteligente de las distintas tareas realizadas simultáneamente.
Tiene la autoridad para tomar decisiones, una organización asertiva y capacidad administrativa, tiene que poder implementar todos sus proyectos con una supervisión mínima, exacta y necesaria.
En conclusión, para garantizar el éxito, la mejor opción es contar con el auxilio de una agencia con experiencia en llevar a cabo eventos, de preferencia en un área o nicho específico, por ejemplo deportivos, escénicos o musicales, corporativos.
