Cuando organizas un evento para tu empresa, lo primero que debes tener en mente es qué objetivo persigues con él y cómo planificar actividades. Con eso bien en claro, te será más fácil pensar qué actividades incluir en él. ¿Tienes dudas sobre ello? A continuación, te proponemos algunas ideas que pueden resultarte útiles.
¿Cómo elegir qué actividades incluir en tu evento?
Con el objetivo ya definido, es hora de comenzar a planificar tu evento.
Para no olvidarte de ningún punto importante, puedes revisar nuestra guía Aprende a planificar un evento paso a paso. Cuando llegues al punto de decidir qué actividades incluir, cobrará especial importancia el público invitado, el lugar donde se llevará a cabo el encuentro, y los recursos con que dispones.
Muchas veces, en el trajín de la organización, olvidamos pensar en dinámicas, incluso muy simples, que podemos intercalar en la agenda de nuestros eventos. Estas actividades pueden ayudarnos a reforzar lo que queremos comunicar en el encuentro o, sencillamente, consolidar los vínculos entre nuestros colaboradores o asistentes.
Si usas tu creatividad, o recurres a una empresa organizadora de eventos para que te ayude, no te resultará complicado pensar buenas experiencias a la altura de tu marca. Como sugerencia, te proponemos idearlas en función de los objetivos que buscarás lograr con ellas y del momento del evento en el cual se llevarán a cabo. Puedes diagramar tus actividades con relación a estos 3 momentos:
– Al comenzar el evento. Los primeros minutos de nuestro evento, cuando los invitados acaban de llegar y aún no terminan de sentirse del todo integrados, son ideales para pensar actividades que permitan romper el hielo. Dinámicas que posibiliten conocerse mejor entre ellos y aclimatarse con el espíritu del encuentro.
– El momento previo al mensaje o acto central. Promediando el evento, y antes de que se realice la acción principal del mismo (discurso, presentación de producto, brindar una primicia, etc.), puede resultar conveniente pensar actividades que no requieran de la participación de los asistentes, pero los inviten a disfrutar y relajarse. Un show musical o un performance de magia pueden colaborar con el buen clima del encuentro. Como siempre decimos, asegúrate de que lo que elijas vaya en sincronía con los valores y los objetivos de tu marca.
– Al finalizar el evento. Suele suceder que, después de tanto esfuerzo y trabajo realizado para que el encuentro salga bien, no le prestamos mucha atención al momento de la despedida. Sin embargo, puede resultar una buena idea incluir alguna actividad al final de nuestro evento. Piensa en algo que refuerce lo vivido y transmitido durante el encuentro, que logre remarcarlo gratamente y lo haga persistir en la memoria de tus asistentes por más tiempo.
Recuerda que hay muchos factores que debes considerar para que tu evento resulte exitoso. Sin dudas, planificar actividades que incluyas en él son uno de los más importantes. Si las eliges correctamente, podrás lograr una mejor comprensión y recepción de tu mensaje, y un mayor engagement por parte de tu audiencia.
El público al que estén dirigidas influirá mucho sobre qué tipo de actividades puedan resultar más apropiadas para tu evento. Pero, elijas las actividades que elijas, ten siempre en mente la importancia de que generen emoción y asombro en tus asistentes. Si logras, además, incluir alguna experiencia multisensorial tu evento tendrá el éxito garantizado.
En Nubox estamos contentos y orgullosos de poder compartir contigo nuestros 10 años de experiencia organizando eventos y generando emociones. ¡Con gusto podremos asesorarte en cómo planificar actividades!
