Poco a poco, el sector de organización de eventos está ingresando a lo que se dio en llamar “nueva normalidad”.  Esto significa, mayormente, reanudar los eventos presenciales a los que estaban acostumbrados tanto organizadores como asistentes. Sin embargo, sabemos que puedes experimentar algunos temores acerca de cuán seguros se sentirán tus invitados y si la asistencia final será la que esperas. En este artículo, te contaremos cómo puedes ganarte su confianza transmitiéndoles que tu evento estará organizado cumpliendo con todos los cuidados y protocolos de seguridad.

Regresar a la organización de eventos presenciales

Es mucho lo que al día de hoy hemos aprendido acerca de qué cuidados hay que tener para no exponer nuestra salud ante el Covid- 19. Existen protocolos muy claros sobre los encuentros que reúnen a muchas personas, sobre todo aquellos que se realizan en lugares cerrados. Procura estar al tanto de todas las recomendaciones y aplicarlas al pie de la letra. Este es el primer paso y es imprescindible.

A partir de ello, estarás listo para realizar tu convocatoria con las herramientas necesarias para convencer a tus invitados de que su seguridad estará garantizada. Para lograrlo, es importante que tus comunicaciones sean lo más claras posible y que logren transmitir tranquilidad y confianza. Te presentamos aquí algunas sugerencias para favorecer la asistencia a tus eventos en la nueva normalidad.

Incluye en tu web una sección dedicada al evento

La transparencia es siempre una aliada efectiva a la hora de generar confianza. Por eso, sería bueno que puedas incluir en tu sitio web una sección exclusiva donde hables sobre tu evento. Allí podrás compartir fotos del lugar, haciendo especial hincapié en los espacios abiertos o con buen flujo de ventilación. Puedes incluir también datos sobre los proveedores que trabajarán en la organización, sus referencias, cuáles son los cuidados que implementan en relación al COVID, etc.

También puede ayudar incluir imágenes o videos que muestren el armado, a medida que esto vaya avanzando. Piensa que cuanto más puedas mostrar acerca de lo mucho que la marca se preocupa por la seguridad de sus asistentes, más confianza generarás en tus invitados.

Detalla qué cuidados y controles se implementarán

¿Qué medidas de prevención y seguridad implementarás durante el evento? Seguramente serán muchas y las tendrás bien definidas con suficiente antelación. Entonces, será bueno que las puedas detallar en las piezas de comunicación que utilices para convocar a tus invitados. Procura que la información sea precisa y clara, sin que por ello ocupe demasiado protagonismo. Indica, por ejemplo, cuál será el aforo máximo permitido, si se le tomará la temperatura a cada persona al ingresar, qué elementos de cuidado personal se proveerán durante el evento (gel antibacterial, cubrebocas, etc.), indicando que se tendrán protocolos de sanitización antes y durante el evento. Has aquí un punteo de lo más importante. Podrás luego direccionar a la sección específica en tu web donde los interesados podrán encontrar mayor detalle.

Proporciona un canal de comunicación para consultas

En cada pieza de comunicación que hable sobre el evento, sería conveniente que puedas incluir un canal de comunicación (WhatsApp o correo electrónico, por ejemplo) al cual los invitados puedan contactarse para solucionar dudas sobre los cuidados y los protocolos que se aplicarán antes y durante el evento. Tal vez no recurran a él, lo importante es que sepan que cuentan con la posibilidad de hacerlo, ganando tranquilidad y se sentirán más animados a confiar en tu marca.

Volver a organizar eventos presenciales es algo que esperas hace mucho tiempo y te genera emoción. Pero también un desafío extra: lograr que tus invitados confíen en las precauciones que tomará tu empresa y ganen la confianza suficiente para asistir. Podrás lograrlo si sigues estos consejos que te compartimos para ayudarte. Recuerda que también puedes recurrir a una agencia especializada en organización de eventos para que te acompañe y asesore en todo el proceso. Confirmar con tu agencia de eventos si tienen protocolos para la nueva normalidad, cuáles son sus propuestas y como te pueden ayudar en el desarrollo de una comunicación efectiva que genere confianza a tus invitados y lo más importante que logré el cumplimiento de los estándares actuales para que tu evento sea todo un éxito.

En Nubox Marketing, te ayudamos a regresar a los eventos presenciales logrando superar tus expectativas para tu marca y la seguridad de tus invitados, conoce más de nuestros servicios.

Quieres conocer más sobre las actividades postpandemia, te invitamos a visitar nuestro artículo: BTL MARKETING EN LA NUEVA NORMALIDAD